会議を円滑に勧めるコツ

会議を円滑に勧めるコツ
ふー、やれやれ。
今日も会議が順調に終わってよかったぜ。
リカガクお疲れ様ーっ。
今日も順調だったみたいだね。
お、スリーム。
遊びに来てたのか。
うん。
リカガクの会議ってそんなに順調に終わるものなの?
まあな。
俺は効率的な進め方を意識してるし。
会議に効率的な進め方があるの?
ちょっとしたことだよ。
実はあるんだ。
へえ、勉強になりそう。
教えてよ。
興味あるのか?
いいぞ。
会議の効率的な進め方のコツは、簡単に言えば「会議の目的と、今回のゴールを決めること」だ。
決めないと、欲張って全部やろうとするんだよ。
すると結果的に時間ばかりかかって振り出しに戻ったり何を話していたのか分からなくなってしまったりするんだ。
だから、その会議の目的を明確に決めること。
これが重要なんだ。

4つの会議

オレが意識してるやり方は大きく4通りある。
それぞれ説明していこう。

士気を高める

士気を高める会議っていうのは……あれだ。
「皆がんばれ」って言う集まりだ。
会社でたまに有ったりしないか?
わざわざ皆を集めて「今、会社が成果を上げてるんだぞ」って社長が話したりするような。
あれは全員の士気を高めて仕事の効率を上げる意味があるんだ。
自分達のやってる仕事は成果が出ていると当事者の社員が自信を持つと更に皆頑張る事が期待できるからな。

周知

周知の会議っていうのは一番多い会議じゃないかな?
会議だと思わらにくいかもしれないけれど、ちょっと偉い人が「これからこういう方針で弊社はやり方を変えていきます」みたいな内容を全員に話すような会議だ。
一人一人に話すよりは圧倒的に効率的だからな。
メールとか文面だと読まれてるか読まれてないか、理解してくれたかどうか伝える側が把握できないし。
いいやり方の一つなんだ。

収集

これこれ。
間違えるとやたら会議が長引くやつなんだ。
要は意見やアイデアを集めたりする会議なんだけどな。
「弊社ではこういう風にやることが決まりました」と皆に周知したあと「だから意見を考えて持ってきてください」みたいな話をして会議をすると、議長が意見を集めた後についついその場で決めてしまいがちになるんだ。
目的を見失っている意見を集めることが今回の目的なのに、欲張って「出来るならこの場で決めてしまいたい」とか言っちゃう。
‎意見を出すつもりで皆集まってるのに、その場で決めようとしても決まるはずがないんだ。
‎結果的に「意見が纏まらなかったから、改めて意見を考え直して集まろう」みたいな話になったりすることもある。
それでは振り出しに戻ってしまう。
‎意見を集めることが目的なんだから、皆の意見が出し終わったら終わりにするべきなんだ。

決定

決定する会議は、収集する会議の後に発生する場合が多い。
この会議は集まった意見や候補の中から、どれにするかを決める会議だ。
会議を始める前に予め今上がっている案のメリットやデメリットを出しておいて皆が分かりやすいように資料に纏めておく。
そして票を皆から募って決めればいいんだ。
‎会議中に「もっと良い意見があるよ」という話があった場合は、収集の会議に切り替えて延長するのもありだし、暫定的にとりあえず既存の案で進めるのもいいだろう。
‎決めずに終わってまた収集のやり直しになってしまうと話が進まなくなってしまう。
まあざっとこんなもんだな。
四つしかないし、意識してやると会議がとっても楽に進められるぞ。
なるほどねー。
リカガクの説明でわかりやすいね。
おう、サンキュー。
なんかよく言われるんだよな。
会議終わって一休みしたいところだし、何か軽く食べにでも行くか?
やったー!いこういこう!

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